Efficiency
Om productief én efficiënt te zijn hebben we een aantal lifehacks voor je geformuleerd. Deze tools kunnen jou helpen om scherper te zijn en betere beslissingen te nemen. En het mooiste van alles: je kunt ze zelf sturen. Daar heb je geen privéchauffeur voor nodig.
1. Zorg voor focus
Wij zeggen vaak: ‘assumption is the mother of all mistakes’. Vrij vertaald: zodra je aannames doet, creëer je ruimte voor variabelen die meestal niet in jouw voordeel werken.
Het maken van aannames staat echter samen op de eerste plaats. Het moet die plek delen met ‘afleiding’. Afleiding vermindert de focus en een verminderde focus leidt in het ergste geval tot fouten, en in een minder ernstig geval tot onafgemaakt werk.
Mark Tichelaar beschrijft in zijn boek ‘Focus’ de vier concentratielekken van het brein:
• Te weinig prikkels
• Te veel interne prikkels
• Te veel externe prikkels
• Te weinig brandstof
Te weinig prikkels: je doet iets dat weinig concentratie vergt. De hersenen gaan op zoek naar stimuli zodat je hersencapaciteit ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Je herkent dit wel van een saai telefoongesprek met iemand die lang van stof is. De kans is aanzienlijk dat je tijdens het gesprek iets anders (ernaast) gaat doen of aan iets anders gaat denken waardoor je uiteindelijk nog minder van het verhaal opslaat. In het geval van je partner kan zo’n verhaal onderbroken worden door de vraag ‘luister je wel!?’. Moet je voor oppassen. Zorg in zo’n geval voor een afleiding die weinig capaciteit van je hersenen vraagt zoals het maken van een tekening (kubusjes, rondjes etc.)
Te veel interne prikkels: je brein wil vele malen (maar dan ook echt heel vaak), iets anders doen dan focussen op de taak die voor je ligt. Je herkent dit doordat je naar je telefoon grijpt, je inbox bekijkt of Facebook opent terwijl je met en project bezig bent. Dit heeft o.a. te maken met het vasthouden van gedachten. Hierover later meer in het gebruik van notitieprogramma’s. Je lost dit probleem op door duidelijke tijdsvakken in te delen voor bepaalde werkzaamheden. Bijvoorbeeld een half uur voor email in de ochtend en een half uur in de middag. Of het blokken van 2 uur in je agenda om een rapport te schrijven. In dat tijdsbestek doe je niets anders dan de ‘job to be done’. Daarmee minimaliseer je de interne afleidingen.
Te veel externe prikkels: telefoontjes, bliepjes, piepjes, emailnotificaties, lachende collega’s, scheldende collega’s en last but by far least: whatsapp groepen. Het zijn allemaal prikkels die ervoor zorgen dat je uit je concentratie wordt gehaald. Maar vergis je niet: het kan gemakkelijk tot 15 minuten duren voordat jij weer in de ‘focusflow’ van daarvoor was. Gebeurt dit 10 keer op een dag dan ben je zo twee uur aan productiviteit kwijt. Hoe je het (o.a.) oplost:
• stel out of office replies in zelfs al ben je op kantoor.
• Zet een koptelefoon op en geef aan bij je collega’s dat je niet gestoord mag worden zolang je dit draagt.
• Sluit ieder programma op je PC dan het programma waar je mee moet werken
• Zet je telefoon op stil of gewoon uit
• Werk minimaal een dag in de week thuis
• Zet iedere vorm van notificaties uit
Te weinig brandstof
Je brein heeft rust nodig. Rust in de zin van voldoende slaap, maar ook in de zin van afleiding. Je kunt niet 8 uur vol focus werken. Je krijgt veel meer voor elkaar door dit werk op te delen in blokken van een uur tot anderhalf uur en dan een verplichte pauze van 15 minuten. In die 15 minuten even geen telefoon (ook YouTube en Facebook vereisen energie van je brein), geen PC en geen werk waarvoor je focus nodig hebt. Daarna kun je weer gas geven.
“Lange dagen maken is geen teken van betrokkenheid of toewijding, maar een teken van inefficiëntie.”
2. Agendeer. Alles.
Wil jij zaken voor elkaar krijgen? Maak er dan ruimte voor en maak het af op het moment dat je jezelf hebt gecommitteerd om aan die taak te werken. Dat betekent o.a. dat je aan het begin of einde van de week een moment voor jezelf agendeert (!) waarbij je niets anders doet dan het schematisch indelen van jouw werkzaamheden voor die week, of de week die erop zal volgen.
Zo maakt Rick Pastoor aan in zijn boek ‘Grip’ heel duidelijk: je agenda is heilig. Jij bepaalt je agenda, en niemand anders. Dat betekent dat wanneer jij hebt geagendeerd dat je van 14.00 tot 15.00 uur aan het opstellen van een tekst wilt werken, jij in dat uur niets anders doet dan het opstellen van die tekst. Ook hier: zorg voor zo min mogelijk afleiding en optimale focus. Laat je ook niet afleiden door anderen door duidelijk aan te geven dat je met een specifieke taak bezig bent en niet gestoord wil worden.
Heb jij een afspraak met een collega om over onderwerp X te discussiëren? Maak hiervan dan een agenda-afspraak en nodig je collega uit. Begin op tijd en minstens zo belangrijk: eindig op tijd. Je wordt met deze methode gedwongen om van tevoren goed over benodigde tijd na te denken. Vermoed jij dat de kans groter is dat jullie afspraak 1,5 uur gaat duren? Plan dan 1,5 uur in en niet 1.
Mocht je tijd overhebben dan kun die die altijd inzetten om je takenlijst (zie volgend item) af te werken. Gebruik ook notitielijsten om nieuwe ideeën of andere ingevingen te noteren en deze lijst pak je erbij wanneer je jouw (persoonlijke) wekelijkse reviewmoment hebt. In dit reviewmoment neem je de tijd om jouw agenda en taken van de afgelopen week te evalueren (heb ik alles af kunnen maken?) en deel je jouw agenda voor de komende week in. Neem hier gerust een half uur de tijd voor zodat je een goed doordachte planning kunt opstellen waarin je al te belangrijke taken verwerkt.
Deel je agenda zorgvuldig in, ook met afspraken voor jezelf
3. Gebruik notitieblokken
“Your mind is for having ideas, not holding them”, David Allen.
Er zijn talloze programma’s op de markt die je kunt gebruiken om ideeën of braindumps in bij te houden. Wij gebruiken Evernote. Werkt geweldig op telefoon en desktop en minstens zo belangrijk: het synchroniseert met elkaar.
Belangrijke tip is dat je één programma gebruikt. Wanneer je al jouw ingevingen, taken en ideeën over meerdere programma’s verdeelt dan levert dat onrust op en onrust is stress. En dat willen we niet. Ook is het voor jouw wekelijkse review (zie punt 2) veel gemakkelijker om één programma naast je agenda open te hebben.
Maak verschillende notities aan, maar hou het beperkt. Zo kun je er een aanmaken voor ‘to do’ (je simpele takenlijst), ‘ideeën’, ‘Project A’ en ‘Project B’. Wanneer je teveel notities aanmaakt dan verlies je snel het overzicht. Je kunt er dan beter voor kiezen om in je ‘to do’ lijst een onderverdeling te maken zoals ‘prioriteit’, ‘op korte termijn’ en ‘later’. Dan hou je tenminste alles in een notitie (die je er vaak bij pakt) en verdwijnen zaken niet naar de achtergrond.
Het gebruik van een notitieblok zorgt voor heel, heel veel rust. Wanneer je jezelf aanleert om zo min als mogelijk te onthouden, dan maak je direct ruimte vrij voor nieuwe (nuttige) gedachten. Je werkt beter en je slaapt beter, mits je maar een systeem hebt (zie punt 2) dat je deze lijst erbij pakt en ermee aan de slag gaat.
Notitieprogramma Evernote
4. Werk eens zonder computer
Koop een groot schrift, bijvoorbeeld A4 formaat. Met of zonder regels, maakt niet uit. Schuif je computer of toetsenbord eens van je weg en start een (al dan niet geplande) denksessie. Wat in je opkomt schrijf je op. Of je tekent het, bijvoorbeeld in de vorm van een mindmap. Geef het wel even de tijd, want het kan een aantal minuten duren voordat je op stoom komt. Dat heeft ook te maken met het activeren van een ander deel (het creatieve deel) van je hersenen. Je zal merken dat je na verloop van tijd heel verfrissende ideeën krijgt. Een ander positieve bijkomstigheid is dat je het productieve deel van je hersenen even ‘vrij geeft’ zodat je na een half uurtje schetsen en schrijven weer met nieuwe energie aan andere activiteiten kunt werken.
5. Slimmer omgaan met email
Ben jij iemand die zichzelf gemakkelijk een hele dag kan verliezen in het afhandelen van emails en daardoor uiteindelijk veel minder werk gedaan krijgt dan je ’s ochtends van plan was? Onderzoek heeft uitgewezen dan wij gemiddeld 74 keer per dag onze inbox bezoeken. Over afleiding gesproken.
Als jij je niet wilt laten leiden door je inbox dan doe je er verstandig aan om sowieso alle notificaties m.b.t. email uit te zetten. Dus geen meldingen in de hoek van je PC en ook geen meldingen op je telefoon. En dus ook geen badge indicaties bij je email op het startscherm van je telefoon. Je kunt ervoor kiezen om deze indicaties uit te zetten en apps die je vaak opent in een aparte map te zetten. Je zet ze daarmee wat verder weg dan 1 klik en ze zijn daarmee moeilijker te openen (en dus minder afleiding).
(Onweerstaanbare) badge indicaties van nieuwe mail/app
Een andere mogelijkheid om je dag niet verloren te laten gaan aan email is de systematische afhandeling daarvan. Uiteraard is het afhankelijk van wat jouw functie is (iemand op customer service móet juist in de mailbox leven) maar zolang het niet noodzakelijk is om iedere tien minuten de mail te checken doe je er verstandig aan om een aantal vaste momenten in je agenda te plannen voor het afhandelen van email. Bijvoorbeeld twee of drie keer op een dag een half uur. Op zo’n moment doe je niets anders dan mail afhandelen. Je zal zien dat je dan veel meer voor elkaar krijgt in korte tijd dan dat je je brein iedere keer laat switchen tussen mail en andere werkzaamheden (‘taakswitchen’ is inefficiënt en érg belastend voor je brein).
De twee minuten regel van David Allen uit ‘Getting Things Done’ (dé klassieker) is daarnaast superhandig om te gebruiken. In het kort:
1. Behoeft de mail actie? Zo niet, weg ermee. Naar prullenbak of archief.
Indien ja: kan het in 2 minuten afgehandeld worden? Meteen doen! De mail sleep je daarna naar een algemene map.
2. Als het niet in 2 minuten afgehandeld kan worden? Kun je het dan (weg)delegeren? Zo ja: verplaats de mail naar een algemene map of een map ‘wachten op’.
3. Als de mail actie van jou behoeft die je niet in twee minuten kan doen, zet het dan in je takenlijst of maak direct een afspraak in je agenda om die taak aandacht te geven en het liefste in één keer af te handelen. De mail kun je vervolgens in een algemene map zetten. (‘vroeger’ was de tip om heel veel submapjes aan te maken, maar computers indexeren tegenwoordig zo goed dat dit niet meer nodig is).
6. Sneltoetsen of dubbel scherm (ideaal!)
Je wilt een mail sturen naar een collega. Je opent je mail en plop, daar is je inbox. Met mails. En vetgedrukte titels zodat je brein schreeuwt om deze te openen. Je scant de afzenders en ziet een mail die belangrijk kan zijn. Je klikt de mail aan en door de inhoud beland je in een taak die je meteen wilt uitvoeren. Want als je dat gedaan hebt kun je de mail wegslepen en is je inbox weer wat schoner. Na deze mail zie je er nog een die je snel kunt afhandelen en dus pak je die ook op. Gevolg? Je vergeet al snel waarom je überhaupt naar je mailprogramma ging. Herkenbaar?
Vermijd de inbox!
Wanneer jouw agenda een onderdeel is van het mailprogramma dat je gebruikt, open dan je agenda in een nieuw scherm zodat je kunt kiezen om direct naar je agenda te gaan en zodoende de afleiding van de inbox over te slaan. Je kunt het mailprogramma overigens ook zo instellen dat deze opent in een algemeen scherm i.p.v. de inbox.
Een andere manier om je inbox te vermijden is door gebruik te maken van een sneltoets voor je mail. Ieder programma heeft zijn sneltoetsen en die zijn gemakkelijk op te zoeken via internet. Wij gebruiken Outlook. Vanuit je agenda stel je via CRTL + SHIFT + M een nieuw bericht op. Zou heb je de verleiding van je inbox omzeild en tóch een nieuw bericht opgesteld. Ook kun je met een rechtermuisklik op je mailprogramma in de taakbalk een nieuwe mail starten zonder in je inbox te belanden. Zie onder:
Vermijd je inbox
7. Maak tijd voor je taken
Deel delen van je dag of week in dat je aan je (simpele) taken werkt. Zo blijf je lekker ‘aan de bal’ en nog veel belangrijker: je maakt tijd vrij om te denken. Want dat is waar je verschil kan maken; door bezig te zijn met toekomst en strategie. En ‘nadenken’ kun je dus ook agenderen.
Tijdverlies achter het stuur
Als jij veel tijd kwijt bent op een dag door zelf te rijden dan verlies je waardevolle tijd. En jij hoort vast bij de 75% van de mensen die de tijd in de auto gebruiken om zakelijke gesprekken te voeren. Maar besef dat vrijwel niemand twee taken tegelijkertijd goed kan uitvoeren. Dat kan alleen wanneer een van de twee taken geen denkwerk vereist, en autorijden is wat anders dan het maken van een tekeningetje op een A4.
“Met je telefoon bezig zijn tijdens het rijden is erger dan rijden onder invloed van 0,8 promille alcohol of het roken van marihuana.”
Theo Compernolle, neuropsychiater.
Via het DriveMe netwerk staat een geheel netwerk van zelfstandige privéchauffeurs tot je beschikking. Die privéchauffeurs zorgen ervoor dat jij ongestoord kunt werken terwijl je reist. Je hebt geen beperkingen meer; je kunt met volledige focus bezig zijn met je (denk) werk. Heel veel efficiënter werken kan haast niet.
Tip: vind je het te ver gaan om alleen voor woon-werk verkeer een privéchauffeur in te schakelen? Overweeg dan eens om een privéchauffeur te delen met collega’s. Zo maak je van jouw chauffeur een deelchauffeur. Jij zet de chauffeur bijvoorbeeld in de ochtend in en een collega gebruikt de privéchauffeur na de lunch voor zijn afspraken en jij reist uiteindelijk met de chauffeur weer naar huis. Zo heb je in een klap twee mensen véél productiever gemaakt!
Hebben deze punten je zinvolle input gegeven? Laat het gerust even weten via een mail naar mij.
Wil je deze hacks in de praktijk willen brengen, dan kan dan heb je daar dus niet eens een eigen chauffeur voor nodig. Mocht je wél een keer met een chauffeur op pad willen gaan, lees er dan meer over op de pagina over privéchauffeurs.
Door: Jeroen van der Kamp