Wil je voorkomen dat je ’s avonds laat nog met je werk bezig bent?
Met deze 6 tips word je minder afgeleid, krijg je meer gedaan, en heb je dus meer vrije tijd. Wie wil dat nou niet?
1. Blijf uit de buurt van je email
Pak 2 tot 4 vaste momenten op de dag waarop je de inbox afhandelt. Een kwartier per sessie zou voldoende moeten zijn, of een half uur wanneer je maar twee momenten kiest. De rest van de dag blijf je er zoveel als mogelijk vandaan. Toch een email schrijven? Het kan ook zonder je email te openen. Gebruik een rechtermuisklik bij je emailicoon en vermijd je inbox. Je weet namelijk dat je bij het openen van je email altijd kijkt wat er nieuw is. Die ongeopende mails hebben een bijzondere aantrekkingskracht. Voor je het weet ben je weer mails aan het beantwoorden en ben je vergeten waarom je het mailprogramma opende.
2. Beperk je dagindeling
Om goed werk af te leveren is aandacht nodig. Deel je dag in 2 tot 5 blokken in waarbij je per blok 1 taak geheel toegewijd afhandelt. (Sluit je emailprogramma bijvoorbeeld.) Je brein hoeft daardoor minder van het ene onderwerp naar het andere te switchen waardoor je meer (denk)energie overhoudt.
Zet kleine taken (meer dan 2 minuten werk maar minder dan 15) in je takenlijst en maak per week een blok van (bijv.) 2 uur vrij om deze lijst af te werken. Zo vergeet je niets en beperk je het ‘switchtasken’ gedurende de week.
3. Email is geen chatkanaal – gebruik het slim
Vraag jezelf altijd af: ‘is een antwoord van mij noodzakelijk?’. Hoeveel mails krijg jij met daarin 1 zin? Het zijn vaak totaal onzinnige mails met als inhoud ‘bedankt’ of ’top!’ En jij kunt natuurlijk ook je bijdrage leveren door mails te sturen waarop maar 1 antwoord gegeven hoeft te worden.
“Ik zou graag met je af willen spreken om XYZ te behandelen. Kan ik op dinsdag om 15.00 uur bij je langslopen? Als dat niet lukt dan kan het ook woensdag om 09.00 uur. En vrijdag kan ik de hele dag online afspreken. Ik hoor graag van je.” Zo geef je de andere partij de kans om met 1 kort antwoord te volstaan.
4. Koop een goede koptelefoon (met noise cancelling)
Wil je zonder afleiding kunnen werken? Investeer in een goede koptelefoon. Je hoort geen geluiden meer die je aandacht opeisen. Je collega’s weten dat je (gefocust) aan het werk bent. Ook enorm handig voor online calls!
En je kunt je favoriete playlist luisteren. Zet niet altijd nieuwe muziek op, want dat kan juist weer afleiden. Kies voor muziek die je al kent.
5. Review je dag en start de volgende alvast op
Maak om bijv. 17:00 uur ruimte in je agenda voor een reviewmoment. Wat is er goed gegaan? Wat niet? Waarom niet? En hoe kan ik dat voortaan anders doen? Door deze vragen aan het einde van de dag te stellen word je snel wijzer over hoe je jouw dagen in moet delen. En minstens zo belangrijk: wat staat er voor morgenochtend op de planning? Is het een grote taak? Een project? Werk er dan alvast 15 minuten aan. Je zet daarmee je gedachten alvast op het goede spoor voor de volgende dag. De kans is groot dat je in de avond al ideeën krijgt die de volgende dag goed van pas komen.
6. Pak vaak rust
Maak een lange wandeling. (Socrates deed het ook. Was een slimme vent.) Niet alleen voor een beetje fysieke beweging, maar ook om tot rust te komen.
Heb je afspraken buiten de deur? Laat je dan rijden door een chauffeur (via DriveMe). Ook al is het maar een uurtje rijden. Je moet namelijk ook weer terug. Misschien wel met wat vertraging. Even stoppen bij de pomp, parkeren bij je afspraak, stukje lopen, beetje file. Het kost allemaal tijd. Je bent zo 2,5 uur niet productief bezig en daarmee is 30% van je werkdag verloren gegaan.
Je reist veilig. Je bent productief. En je bent scherp bij je afspraken.
Wat is de beste manier om chauffeurs voor jouw rit te krijgen? Reserveer 12 tot 48 uur van tevoren. Dan bereik je de meeste chauffeurs en krijgt jouw rit de meeste aandacht. Met de groei van DriveMe (gaat behoorlijk lekker trouwens) en de dekkingsgraad van chauffeurs over Nederland zal de responstijd telkens korter worden.
